Spesen für LKW-Fahrer
- Alexandra Jansen
- 4 Minuten
- August 28, 2024
LKW-Fahrer sind ein elementarer Bestandteil der Logistikbranche.
Sie transportieren Waren und Güter sicher und zuverlässig über nationale und internationale Straßen.
Dabei entstehen ihnen beruflich bedingte Ausgaben, sogenannte Spesen.
Dieser Ratgeber erklärt, welche Spesen für LKW-Fahrer es gibt, wie sie berechnet werden und welche rechtlichen Grundlagen dabei zu beachten sind.
Die verschiedenen Spesen-Arten für LKW-Fahrer
Man unterscheidet zwischen mehreren Spesenarten. Welche Spesen für LKW Fahrer es gibt, erklären wir im Folgenden:
Verpflegungsmehraufwand
Auch ein LKW-Fahrer muss essen und trinken. Ziemlich logisch. In der Regel wird die Verpflegung eines LKW-Fahrers im Dienst durch Pauschalbeträge abgegolten. Diese variieren, insbesondere je nach Dauer der Abwesenheit, aber oft auch je Zielland, denn die Preise variieren teils stark.
Aktuelle Pauschalbeträge für Fahrten innerhalb von Deutschland (Stand 2024)
- Für Abwesenheiten von mehr als 8 Stunden: 14 Euro pro Tag
- Für volle Kalendertage (24 Stunden Abwesenheit): 28 Euro pro Tag
Ein Fahrer ist von Montag Morgen 6:00 Uhr bis Mittwoch Abend 18:00 Uhr mit dem LKW unterwegs. Er ist also zwei volle Tage und zusätzlich 12 Stunden abwesend. Bedeutet:
- 2×28 Euro = 56 Euro
- 1×14 Euro = 14 Euro
- = 70 Euro Verpflegungspauschale für diese Fahrt.
Übernachtungskosten
Ziemlich oft kommt es vor, dass LKW-Fahrer auch über Nacht unterwegs sind. Insbesondere bei weiteren Distanzen ist das auf Grund der gesetzlichen Ruhezeiten unvermeidlich.
Deswegen gehören auch Übernachtungskosten zu den wichtigen Spesen.
Ist es LKW-Fahren zuzumuten, im eigenen LKW zu übernachten, können sie dafür in der Regel eine Pauschale von acht Euro pro Übernachtung ansetzen.
Leider kommt das inzwischen nur noch recht selten vor, weil die Autobahnraststätten voll sind und die meisten LKW-Fahrer kaum mehr einen Platz für ihre Ruhepausen finden können. Ein Thema, das zeitweise auch in der Presse diskutiert wird.
Manch ein LKW-Fahrer hat in diesem Zusammenhang auch auf den Standstreifen bereits auf der Autobahn geparkt, weil die einzuhaltende Ruhephase ihn dazu gezwungen hat.
Dass dies ein unheimlich gefährliches Unterfangen ist, muss man niemandem erklären.
Gut, dass es deswegen auch Alternativen gibt. Denn tatsächlich können Fahrer auch die Kosten für Übernachtungen in Hotels geltend machen. Hierfür müssen sie die entsprechenden Belege, wie eine Hotelrechnung, bei Ihrem Arbeitgeber einreichen.
Es ist wichtig, dass diese vollständig und korrekt sind. Im Einzelfall sollte man das immer mit seiner Spedition abklären, um Missverständnisse zu umgehen.
Sonstige Spesen
Mit der leiblichen Verpflegung und der Übernachtung sind die wichtigsten Spesen-Punkte zweifelsfrei besprochen. Doch natürlich gibt es noch andere Dinge, die für einen LKW-Fahrer im Rahmen seines Jobs rückerstattungsfähig sind.
- Parkgebühren
- Mautkosten auf Autobahnen
- Toilettengebühren beispielsweise an Raststätten
Wichtig: Alle Ausgaben müssen durch Belege nachgewiesen werden. Fahrer sollten diese Belege systematisch sammeln und aufbewahren, um sie bei Bedarf einreichen zu können. Es empfiehlt sich hierzu eine kleine Mappe im LKW aufzubewahren und mit Klarsichtfolien zu bestücken. So können alle Belege pro Fahrt übersichtlich abgelegt werden.
Als Alternative: Es gibt zahlreiche Apps, die bei der Verwaltung von Spesen helfen können, z.B. „Expensify“ oder „Zoho Expense“. Diese Apps ermöglichen eine einfache Erfassung und Organisation von Belegen. Insbesondere jüngere LKW-Fahrer greifen gerne auf die Digitalisierung zurück, wohingegen ältere Semester sich noch manuell organisieren.
Egal ob manuell oder digital! Beachten Sie die Fristen. Spesenabrechnungen sollten zeitnah nach einer Fahrt eingereicht werden, um keine Fristen zu verpassen. Arbeitgeber setzen oft spezifische Abgabefristen fest, über die man sich vorab informieren muss, um diese nicht zu verpassen.
Und wie sieht eine Spesenabrechnung aus?
Generell sollte man bei der Erstellung einer Spesenabrechnung folgende Dinge beachten:
- Sammeln aller relevanten und bereits genannten Belege
- Zusätzliche Auflistung der einzelnen Punkte in einer Tabelle für den schnellen Überblick
- Berechnung der Gesamtsumme aller Spesen
- Einreichung beim Arbeitgeber
Ein Beispiel:
| Datum | Kategorie | Betrag | Belegnummer |
|---|---|---|---|
| 01.07.2024 | Pauschale für Verpflegungsmehraufwand | 28 Euro | 1 |
| 01.07.2024 | Parkgebühren | 5 Euro | 2 |
| 01.07.2024 | Übernachtung im LKW | 8 Euro | 3 |
| 01.07.2024 | Toilette Raststätte | 0,70 Euro | 4 |
Eine solch übersichtliche Darstellung ermöglicht der Personalabteilung eine schnellere Bearbeitung und damit auch eine zügige Rückerstattung des Geldes.
Oft haben Speditionen auch eigene Spesenformulare, die von den Fahrern hierfür genutzt werden können. Die Rückerstattung von Spesen erfolgt zu festgelegten Zeitpunkten, meist sogar mit dem monatlichen Gehalt.
Die rechtlichen Grundlagen bei Spesenabrechnungen
Fazit
Spesen sind ein wichtiger Bestandteil der Ausgaben von LKW-Fahrern.
Eine sorgfältige Dokumentation und Abrechnung dieser Ausgaben können sicherstellen, dass Fahrer die ihnen zustehenden Erstattungen von ihrem Arbeitgeber, meist einer Spedition, zurückerhalten.
Eine gute Organisation ist dabei unerlässlich, denn für die Spesen geht man aller Regel nach in Vorleistung.
