Bei der Handelsrechnung handelt es sich um ein wichtiges Versanddokument. Enthalten sind darin Informationen für die Freigabe der Waren durch die Zollbehörden. Daher ist es wichtig, dass der Inhalt der Handelsrechnung korrekt ist und die Handelsrechnung vollständig ausgefüllt wird.
Handelsrechnung: die Funktion – was ist das genau?
Welche Funktion hat die Handelsrechnung? Diese Rechnung stellt ein wichtiges Warenbegleitdokument dar, welches für den internationalen Versand zwingend benötigt wird. Die Zollbehörden können anhand der Handelsrechnung bewerten, ob eine Ware ein- und ausgeführt werden darf oder nicht bzw. ob zusätzliche Kontrollen erforderlich sind. Anhand der Handelsrechnung lassen sich Zölle und Steuern bestimmen. Jede Sendung muss eine Handelsrechnung beiliegen haben.
Welche Bedeutung hat die Handelsrechnung für den Zoll?
Die Handelsrechnung sorgt dafür, dass Pakete ohne Probleme durch den Zoll kommen. Sie hilft den Zollbehörden dabei, die richtigen Steuern und Abgaben für das Paket zu erheben. Der Zoll kann daran erkennen, dass alle Anforderungen erfüllt wurden.
Zudem liefert sie Informationen darüber, dass die Vorschriften während des gesamten Versandprozesses eingehalten wurden.
Handelsrechnung erstellen – welche Angaben müssen gemacht werden?
Im Idealfall wird die Handelsrechnung auf einem Papier erstellt, auf dem ein Firmenname als Briefkopf ersichtlich ist. Die Angaben müssen in englischer Sprache verfasst sein und Informationen zum Unternehmen, der Adresse, Steuernummer und Kontaktinformationen beinhalten.
Dieselben Angaben sind nicht nur vom Absender, sondern auch vom Empfänger erforderlich.
Weitere wichtige Angaben:
- Grund für die Ausfuhr
Handelt es sich um einen Verkauf, ein Geschenk?
- Versanddaten plus Frachtbriefnummer
Bei der Frachtbriefnummer handelt es sich um die Nummer des Spediteurs. Sie wird zum Teil auch als Luftfrachtbriefnummer bezeichnet.
- Freiwillige Angabe:
Rechnungs- und Bestellnummer.
- Beschreibung der Ware
Es ist erforderlich, dass die Ware genau beschrieben wird. Allgemeine Angaben wie „Kleidung“ sind in der Regel nicht ausreichend, besser wäre hier eine detaillierte Beschreibung: „Damenblusen 70% Baumwolle, 30% Viskose“. Sollte das Paket Markenware beinhalten, muss die Marke und ggfs. die Modellnummer angegeben werden.
- Zudem ist es erforderlich, die Warenmenge anzugeben.
Beispiel: Gegenstände in Stückzahl, Flüssigkeiten in Volumen, Trockengüter in Gewicht.
- Zolltarifnummer
Anhand der Zolltarifnummer (auch HS-Code bezeichnet) erkennt die Zollbehörde, um welche Art von Waren es sich handelt. Informationen über die Zolltarifnummern gibt es auf der Seite des Zollamts.
- Incoterms
Bei den Incoterms handelt es sich um eine auf der ganzen Welt anerkannte Vertrags- und Lieferbedingungen, womit festgelegt wird, wer während des Versandes für die Lieferung verantwortlich ist.
- Warenwert
Der Warenwert muss ebenfalls angegeben werden, hierbei handelt es sich um den aktuellen Marktwert der Waren.
Gewicht der Waren – sowohl das Brutto- als auch das Nettogewicht – muss deklariert werden. Beim Bruttogewicht handelt es sich um das Nettogewicht plus die Verpackung.
Nicht zu vergessen: Am Schluss eine Unterschrift unter die Handelsrechnung setzen!
Um Verzögerungen zu vermeiden, sollte die Handelsrechnung vollständig ausgefüllt werden.
Handelsrechnung von Privatpersonen – wann ist dies erforderlich?
Wenn Sie ein Produkt an internationale Kundschaft außerhalb der EU verkaufen, dann muss diese per Luftfracht, auf dem Land- oder dem Seeweg versendet werden. Dann wird auf jeden Fall eine Handelsrechnung benötigt. Eine Handelsrechnung wird übrigens auch dann verlangt, wenn die Ware privat verkauft wurde.
Wann wird keine Handelsrechnung fällig?
Die Handelsrechnung ist nicht erforderlich, wenn es sich um eine Geschenksendung unterhalb der Zollfreigrenze handelt.
Liegt die Geschenksendung hingegen oberhalb der Zollfreigrenze, ist anstelle der Handelsrechnung eine Proforma-Rechnung erforderlich. Sie ist identisch aufgebaut, enthält aber den Zusatz: Nur für Zollzwecke / for customs purposes only.
Für Pakete, die innerhalb der EU versendet werden, wird keine Handelsrechnung fällig.
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