Effizient durch die Hochsaison

So geht erfolgreiche Logistik in Spitzenzeiten

Eine Hochsaison stellt Logistikunternehmen immer wieder vor Herausforderungen. Ob zur Weihnachtszeit, an Black Friday oder während bestimmter Jahreszeiten – die Anforderungen an Dienstleister und Unternehmen, die ihre Waren effizient zum Kunden liefern müssen, steigen in diesen Zeiten enorm. Große Bestellvolumen, knappe Transportkapazitäten und der Druck, Lieferzeiten einzuhalten, erfordern eine durchdachte Planung und exzellente Ausführung.

Keine Panik! Man kann eine Hochsaison meistern …

… und wir zeigen Ihnen wie!

Von der frühzeitigen Vorbereitung über den gezielten Einsatz von Ressourcen bis hin zur optimalen Nutzung moderner Technologien – mit den richtigen Strategien und Maßnahmen können auch die stressigsten Zeiten im Jahr erfolgreich bewältigt werden. Dabei geht es nicht nur darum, Engpässe zu vermeiden, sondern auch Chancen zu nutzen, um das eigene Unternehmen wettbewerbsfähiger zu machen und die Kundenzufriedenheit zu steigern.

Viel Spaß beim Lesen und umsetzen!

Definition Hochsaison: Hürden und Chancen in der Logistikbranche

In der Logistikbranche gibt es keine ruhigeren Zeiten als die, die vor der nächsten Hochsaison liegen. Ob zur Weihnachtszeit, während des Black Friday oder zu saisonalen Höhepunkten in bestimmten Branchen – für viele Unternehmen bedeutet dies, dass sie innerhalb weniger Wochen ein Vielfaches ihres üblichen Arbeitsvolumens bewältigen müssen. Hochsaison eben!

Diese Spitzenzeiten stellen alle Beteiligten vor enorme Herausforderungen: Lagerhäuser füllen sich schneller als erwartet, Transportkapazitäten werden knapp und die pünktliche Zustellung jeder Bestellung kann schnell zu einer logistischen Meisterleistung werden.

Doch trotz dieser Herausforderungen bietet die Hochsaison auch Chancen. Unternehmen, die es schaffen, diese Zeiten vorab effektiv zu planen und mit einer gut durchdachten Strategie zu bewältigen, können nicht nur ihre Umsätze steigern, sondern auch die Zufriedenheit ihrer Kunden erhöhen. Auf diese Weise positioniert man sich in seiner Branche langfristig als zuverlässiger Partner.

Die verschiedenen Herausforderungen für logistische Unternehmen

Die Hochsaison in der Logistik bringt eine Vielzahl von Herausforderungen mit sich, die weit über das alltägliche Geschäft hinausgehen. In diesen intensiven Phasen steigen die Anforderungen an alle Beteiligten und jede noch so kleine Schwachstelle im System kann schnell zu Problemen führen. Entsprechend wichtig ist es, die typischen Herausforderungen zu kennen und sich im zweiten Schritt gezielt darauf vorzubereiten.

Die erhöhte Nachfrage und daraus resultierende Engpässe: Während einer Hochsaison verzeichnen viele Unternehmen in der Logistikbranche einen starken Anstieg an Bestellungen. Meist in einem Ausmaß, das weit über die normalen Kapazitäten hinausgeht. Diese plötzliche Nachfragesteigerung kann zu Engpässen führen, sowohl in der Lagerhaltung als auch beim Transport. Produkte, die im Normalbetrieb problemlos verfügbar sind, können schnell knapp werden. Und sind sie da, gibt es möglicherweise keinen freien Transporter, der sie ausliefert. Die Folge beider Szenarien: Lieferzeiten können sich verlängern.

Kapazitätsmanagement: Eine der größten Herausforderungen während der Hochsaison ist deswegen das Management von Kapazitäten. Dies betrifft sowohl Lagerflächen als auch Transportmittel. Viele Lagerhäuser stoßen an ihre Grenzen, wenn die Bestände ansteigen und die Warenströme zunehmen. Auch auf der Transportseite wird es schwierig, ausreichende Kapazitäten sicherzustellen, da Spediteure oft überlastet sind und Preise für Transportdienstleistungen entsprechend in die Höhe schießen. Die richtige Balance zwischen Überbeständen und Lieferengpässen zu finden, erfordert eine präzise Planung und flexible Lösungsansätze. Denn während man zur Hochsaison einen Mehrbestand lagern muss, kann dieser beim Abflachen der erhöhten Nachfrage Lager blockieren und Geld kosten.

Personalmanagement: Wo viel Arbeit ist, braucht es viel Personal. Dies betrifft sowohl Lagerarbeiter als auch Fahrer und administratives Personal. Doch die Rekrutierung und Schulung von saisonalen Arbeitskräften ist alles andere als einfach. Vor allem wegen dem hohen Wettbewerb. Denn viele Unternehmen einer Branche brauchen oft zum gleichen Zeitpunkt Personal. Hat man das Glück und konnte Personal verpflichten, kommt jedoch erschwerend hinzu, dass neue Mitarbeitende schnell eingearbeitet werden müssen, um den hohen Anforderungen gerecht zu werden. Die Einarbeitung bindet zusätzliche Ressourcen, die die wenigsten Unternehmen haben.

Technische Herausforderungen: Es scheint klar: Innerhalb einer Hochsaison werden natürlich auch die IT-Systeme und technische Infrastrukturen auf die Probe gestellt. Überlastete Systeme können zu Verzögerungen und Ausfällen führen, was im schlimmsten Fall den gesamten Betriebsablauf stört. Systeme für Bestandsmanagement, Auftragsabwicklung und Versand müssen stabil und skalierbar sein, um den plötzlichen Anstieg an Daten und Transaktionen bewältigen zu können.

Lieferkettenunterbrechungen: Während der Hochsaison kann es auch zu unerwarteten Störungen in der Lieferkette kommen, beispielsweise durch Engpässe bei Zulieferern. Solche Unterbrechungen können den gesamten Planungsprozess durcheinanderbringen und zu Verzögerungen führen. In diesem Falle leidet vor allem die Kundenzufriedenheit. Unternehmen müssen daher über flexible Alternativpläne und eine enge Zusammenarbeit mit ihren Lieferanten verfügen, um in solchen Situationen Lösungen parat zu haben.

Es gibt für alles eine Lösung: Strategien zur Bewältigung der hochsaisonalen Problematiken

Die erfolgreiche Bewältigung der Hochsaison in der Logistik erfordert eine Kombination aus frühzeitiger Planung, effizienter Ressourcennutzung und dem Einsatz moderner Technologien. Schauen wir uns also einmal praxiserprobte Strategien an, die Unternehmen im Logistikumfeld dabei helfen können, die Herausforderungen einer Hochsaison zu meistern.

Frühzeitige Planung und Vorbereitung

Wir haben es schon einmal angesprochen: Eine der wichtigsten Maßnahmen, um die Hochsaison erfolgreich zu bewältigen, ist eine frühzeitige Planung. Unternehmen sollten bereits Monate im Voraus mit der Analyse historischer Daten und Trends beginnen, um zu erwartende Nachfragespitzen einkalkulieren zu können. Auf Basis dieser Prognosen kann dann ein detaillierter Aktionsplan erstellt werden, der alle relevanten Bereiche wie Lagerhaltung, Transport und Personalmanagement berücksichtigt. Ein zentraler Aspekt dieser Planung ist sicher die Abstimmung mit Lieferanten und Partnern. Insbesondere eine frühzeitige Kommunikation kann potenzielle Engpässe vermeiden. Darüber hinaus sollte auch ein Risikomanagementplan erstellt werden, der aufzeigt, wie das Unternehmen auf unvorhergesehene Störungen in der Lieferkette reagieren kann. Sich darüber erst Gedanken zu machen, wenn Fall X eingetroffen ist, kann nur schief gehen.

Flexibilität und Skalierbarkeit

Wenn man in der Logistik eines sein muss, dann ist das wohl flexibel! Auch und vor allem während einer Hochsaison ist das der Schlüssel. Ein jedes Unternehmen sollten in der Lage sein, seine Kapazitäten kurzfristig an die steigende Nachfrage anzupassen. Dies kann durch verschiedene Maßnahmen erreicht werden:

Zusätzliche Arbeitskräfte: Während der Hochsaison ist der Einsatz von Leiharbeitskräften oder saisonalen Mitarbeitern oft unerlässlich. Ein gut durchdachtes „Hire and Fire“-Modell kann helfen, schnell auf den erhöhten Bedarf zu reagieren, ohne langfristige Verpflichtungen einzugehen.

Flexible Arbeitszeiten: Die Einführung von Schichtsystemen oder Überstundenregelungen kann ebenfalls dazu beitragen, die Arbeitslast gleichmäßiger zu verteilen und Engpässe zu vermeiden.

Zusätzliche Lager- und Transportkapazitäten: Die temporäre Anmietung von zusätzlichen Lagerflächen oder die Zusammenarbeit mit externen Logistikdienstleistern kann helfen, die erhöhte Warenmenge zu bewältigen. Auch der Einsatz von Drittanbietern im Transportbereich, wie Speditionen oder Kurierdiensten, kann Spitzenlasten abfedern.

GUT ZU WISSEN

Unter „Hire and Fire“ versteht man eine in der Logistik häufig angewandte Personalstrategie. Dabei werden kurzfristig Arbeitskräfte eingestellt („hire“), um die erhöhte Arbeitslast zu bewältigen und nach der Hochsaison wieder entlassen („fire“), wenn die Nachfrage zurückgeht.

Optimierung der Lieferkettenprozesse

Die Effizienz der Lieferkette spielt eine entscheidende Rolle während der Hochsaison. Durch die Optimierung der internen Abläufe können Unternehmen sicherstellen, dass sie die erhöhte Nachfrage nicht nur bewältigen, sondern auch die Kundenzufriedenheit aufrechterhalten.

Schauen wir uns im Folgenden also einige wichtige Maßnahmen zur Prozessoptimierung an.

Lean Management als Unternehmensphilosophie: Reduzieren Sie jede Art der Verschwendung und streichen Sie in Folge unnötige Arbeitsabläufe, Lagerbestände und Transportwege. Das Ziel: Steigerung der Effizienz. Lean Management ist eine Methode, die darauf abzielt, die Effizienz von Prozessen zu maximieren, indem Verschwendung (alle unnötigen Aktivitäten und Ressourcen, die keinen Mehrwert für den Kunden schaffen) minimiert oder eliminiert wird. Die Methode stammt ursprünglich aus der Automobilbranche.

Automatisierung als Produktivitätssteigerung: Der Einsatz von Automatisierungstechnologien kann die Produktivität erheblich steigern. Automatisierte Lagersysteme, Robotik und selbstfahrende Transportmittel reduzieren den manuellen Aufwand und beschleunigen die Prozesse. In Bereichen wie der Kommissionierung und Verpackung in einem Lager kann Automatisierung auch die Fehlerquote senken und die Qualität der Abläufe verbessern.

Just-in-Time-Lieferung: Durch die Implementierung von Just-in-Time-Prinzipien können Lagerbestände reduziert und gleichzeitig eine schnelle Reaktionsfähigkeit auf Bestellungen gewährleistet werden. Dies setzt jedoch eine enge Zusammenarbeit mit Lieferanten und eine präzise Abstimmung der Bestell- und Lieferzeiten voraus.

GUT ZU WISSEN

Das Just-in-Time (JIT)-Prinzip ist eine Produktions- und Lieferstrategie, die darauf abzielt, Materialien und Waren genau dann zu produzieren oder zu liefern, wenn sie benötigt werden. Das Ziel des JIT-Prinzips ist es, Lagerbestände und damit verbundene Kosten zu minimieren, die Effizienz zu steigern und gleichzeitig auf die tatsächliche Nachfrage flexibel zu reagieren.

Sinnvolle und gute Zusammenarbeit mit Partnern und Dienstleistern

Outsourcing kann während der Hochsaison eine wertvolle Strategie sein, um Engpässe zu vermeiden und Ressourcen zu schonen. Durch die Zusammenarbeit mit spezialisierten Dienstleistern können Unternehmen bestimmte Aufgaben auslagern und sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren. Mögliche Bereiche für das Outsourcing sind.

Lagerhaltung: Externe Logistikdienstleister (Third-Party Logistics, 3PL) können die Lagerhaltung übernehmen und so den Druck auf die eigenen Kapazitäten reduzieren.

Transport: Speditionen oder Kurierdienste können in Spitzenzeiten zusätzliche Transportkapazitäten bereitstellen und so sicherstellen, dass die Waren rechtzeitig beim Kunden ankommen.

Retourenmanagement: Während der Hochsaison steigt auch die Anzahl der Retouren. Das Outsourcing des Retourenmanagements an spezialisierte Dienstleister kann helfen, diesen Prozess effizient und kundenfreundlich abzuwickeln.

Ein sinnvoller Technologieeinsatz

Moderne Technologien spielen eine entscheidende Rolle bei der Bewältigung der Hochsaison. Durch ihren Einsatz können Prozesse automatisiert, optimiert und transparenter gestaltet werden. Zu den wichtigsten Technologien gehören hierbei:

Warehouse Management Systeme (WMS): Ein WMS hilft, Lagerbestände zu überwachen, Aufträge effizient zu verwalten und die Lagerprozesse zu optimieren. In der Hochsaison ermöglicht ein WMS eine schnelle Reaktion auf Bestellungen und sorgt dafür, dass die richtigen Produkte zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind.

Transportmanagementsysteme (TMS): Ein TMS unterstützt die Planung, Durchführung und Überwachung von Transportaufträgen. Es hilft, Routen zu optimieren, Kosten zu senken und die Auslastung der Transportmittel zu maximieren.

Künstliche Intelligenz (KI) und Datenanalyse: KI-basierte Systeme können Vorhersagen über die Nachfrage treffen, Lieferketten optimieren und Engpässe frühzeitig erkennen. Durch die Analyse großer Datenmengen können Unternehmen fundierte Entscheidungen treffen und ihre Abläufe kontinuierlich verbessern.

Echtzeit-Tracking: Echtzeit-Tracking-Systeme ermöglichen es, den Standort und Status von Sendungen jederzeit nachzuverfolgen. Dies erhöht die Transparenz und ermöglicht eine bessere Kommunikation mit den Kunden, die über den aktuellen Status ihrer Bestellungen informiert werden können, sollte es Rückfragen geben.

Gute und transparente Kommunikation

Die Kommunikation mit Kunden und Partnern ist immer von besonderer Bedeutung. Während einer Hochsaison aber wohl besonders. Eine transparente Kommunikation hilft, Missverständnisse zu vermeiden und das Vertrauen der Kunden zu stärken. Was sollte man bei dieser Art der Kommunikation unbedingt beachten?

Frühzeitige Information über Lieferzeiten: Kunden sollten bereits vor der Bestellung darüber informiert werden, dass es aufgrund der Hochsaison zu längeren Lieferzeiten kommen kann. Dies schafft realistische Erwartungen und reduziert die Anzahl der Kundenanfragen und -beschwerden.

Proaktive Kommunikation bei Verzögerungen: Sollten sich Lieferungen dennoch verzögern, ist eine proaktive Kommunikation entscheidend. Kunden schätzen es, wenn sie rechtzeitig über Verzögerungen informiert werden und Alternativen angeboten bekommen.

Kundenservice verstärken: In der Hochsaison steigt das Aufkommen an Kundenanfragen. Ein gut aufgestellter Kundenservice, der schnell und kompetent auf Fragen und Probleme reagiert, kann die Kundenzufriedenheit erheblich verbessern.

Hochsaison meistern: So sieht ein Paradebeispiel aus

Ein globales E-Commerce-Unternehmen sieht sich jedes Jahr in der Vorweihnachtszeit mit einer enormen Nachfrage konfrontiert. Während der „Cyber Week“ – inklusive Black Friday und Cyber Monday – steigen die Bestellungen um das Zehnfache im Vergleich zu normalen Monaten. Der Grund hierfür sind besonders attraktive Angebote in den unterschiedlichsten Produktkategorien.

Diese Spitzenzeit ist jedes Jahr entscheidend für den Erfolg des Unternehmens, da in diesen wenigen Tagen ein Großteil des Jahresumsatzes generiert wird. Ein reibungsloser Ablauf ist also unerlässlich, um finanziell davon profitieren zu können.

Das Unternehmen steht vor den immer wiederkehrenden folgenden Herausforderungen:

Extreme Bestellmengen: Die Plattform verzeichnet während der Hochsaison Millionen von Bestellungen pro Tag.

Knappheit bei Lager- und Transportkapazitäten: Der verfügbare Platz in den Lagern und die Transportkapazitäten reichen oft nicht aus, um die Bestellmengen ohne vorherige Planung zu bewältigen.

Erwartungen der Kunden: Trotz des erhöhten Volumens erwarten die Kunden schnelle Lieferungen, insbesondere durch Services wie Same-Day- oder Next-Day-Delivery, den sie immerhin auch bezahlen.

Personalengpässe: Die Notwendigkeit, kurzfristig Tausende von zusätzlichen Arbeitskräften zu rekrutieren, stellt eine enorme Herausforderung dar.

Herausforderungen allerdings entgegnet man am besten vorbereitet. Deswegen hat das besagte Unternehmen in den vergangenen Jahren eine Erfolgsstrategie entwickelt.

Diese Erfolgsstrategie mit ihren wesentlichen Punkten lässt sich wie folgt zusammenfassen:

Das E-Commerce-Unternehmen setzt auf frühzeitige Planung und datenbasierte Prognosen, um die Nachfrage in der Hochsaison präzise vorherzusagen und potenzielle Engpässe in der Lieferkette frühzeitig zu erkennen. Durch den Einsatz von fortschrittlicher Datenanalyse und Künstlicher Intelligenz gelingt es, auf Basis historischer Verkaufsdaten und aktueller Trends die richtigen Maßnahmen zu ergreifen.

Um den erhöhten Warenfluss zu bewältigen, werden zusätzliche Lagerkapazitäten in Form von Pop-up-Lagern geschaffen und flexible Transportnetzwerke durch Verträge mit zusätzlichen Speditions- und Kurierdiensten aufgebaut. Regionale Verteilzentren erleichtern zudem die letzte Meile.

Automatisierung und Technologie spielen ebenfalls eine zentrale Rolle. In den großen Logistikzentren kommen Roboter und automatisierte Systeme zum Einsatz, die die Bearbeitungszeit pro Bestellung erheblich reduzieren. Ein fortschrittliches Transportmanagementsystem (TMS) ermöglicht Echtzeit-Tracking und passt bei Verzögerungen automatisch die Routen an.

Gleichzeitig sorgt ein flexibles Personalmanagement durch frühzeitige Rekrutierung saisonaler Arbeitskräfte und standardisierte Schulungsprogramme dafür, dass ausreichend gut geschultes Personal zur Verfügung steht.

Transparente Kommunikation mit den Kunden ist ein weiterer Erfolgsfaktor. Klare Informationen über Lieferzeiten und proaktive Benachrichtigungen bei Verzögerungen schaffen Vertrauen und verringern die Wahrscheinlichkeit von Beschwerden.

Im Bereich Retourenmanagement arbeitet das Unternehmen mit spezialisierten Dienstleistern zusammen, um die Rückabwicklung effizient zu gestalten, die Kosten zu senken und die Kundenzufriedenheit zu gewährleisten.

Fassen wir also zusammen:

Durch die Kombination aus präziser Planung, flexiblen Ressourcen, Automatisierung und transparenter Kommunikation gelingt es dem Unternehmen die Hochsaison erfolgreich zu bewältigen. Es erfüllt nicht nur die hohen Erwartungen der Kunden hinsichtlich Lieferzeiten und Servicequalität, sondern steigert auch seine Effizienz.

Die frühzeitige Vorbereitung und der gezielte Einsatz von Technologie ermöglichen es, die Nachfrage ohne größere Störungen zu bewältigen. Gleichzeitig schafft das Unternehmen eine Basis für langfristigen Erfolg, indem es aus jeder Hochsaison lernt und seine Prozesse kontinuierlich verbessert.

Und zum Schluss ein Ausblick in die Zukunft

Die Logistikbranche steht vor der Herausforderung, sich stetig weiterzuentwickeln, um auch in Zukunft die steigenden Anforderungen während einer Hochsaison erfolgreich zu meistern. Dabei spielen insbesondere die Digitalisierung und nachhaltige Logistiklösungen eine zentrale Rolle.

Werfen wir einen abschließenden Blick darauf.

Digitalisierung und Automatisierung:

Die Logistikbranche wird in Zukunft verstärkt auf Künstliche Intelligenz (KI) und Machine Learning setzen, um Daten in Echtzeit zu analysieren und präzise Prognosen zu erstellen. Außerdem werden Roboter und autonome Fahrzeuge Prozesse in Lagern und beim Transport beschleunigen.

Machine Learning: Ein Teilbereich der KI, der sich darauf konzentriert, Computersystemen die Fähigkeit zu geben, aus Daten zu lernen und Vorhersagen oder Entscheidungen zu treffen, ohne explizit dafür programmiert zu sein. Statt einem festen Algorithmus zu folgen, erkennt und erlernt ein Machine-Learning-Modell Muster in großen Datensätzen.

Nachhaltige Logistiklösungen:

Umweltfreundliche Ansätze wie die Nutzung von Elektrofahrzeugen, der Einsatz erneuerbarer Energien in Lagerhäusern und die Optimierung von Routen zur Verringerung von CO2-Emissionen werden zunehmend an Bedeutung gewinnen.

Unternehmen müssen zudem auf Verpackungsreduktion und den Einsatz wiederverwendbarer Materialien setzen, um ihren Beitrag zur Kreislaufwirtschaft zu leisten und ihre Prozesse nachhaltiger zu gestalten.

Flexibilität und Resilienz in der Lieferkette:

Um auf Unvorhergesehenes in der Lieferkette besser reagieren zu können, werden Unternehmen ihre Lieferketten diversifizieren und alternative Transportwege erschließen.

Eine Lokalisierung von Produktions- und Lagerstätten näher am Endkunden wird ebenfalls an Bedeutung gewinnen, um schneller auf Nachfrageänderungen reagieren und Abhängigkeiten von globalen Lieferketten abzubauen.

Zusammenarbeit und Partnerschaften:

Die Zukunft der Logistik erfordert eine engere Kooperation innerhalb der Branche. Durch die gemeinsame Nutzung von Ressourcen wie Lagerflächen und Transportkapazitäten sowie den verstärkten Austausch von Informationen können Unternehmen Engpässe besser vermeiden.

Partnerschaften mit Technologie-Anbietern ermöglichen es, innovative Lösungen schneller in die bestehenden Prozesse zu integrieren und dadurch wettbewerbsfähig zu bleiben.

Mitarbeiterentwicklung:

Die zunehmende Digitalisierung erfordert qualifizierte Arbeitskräfte, die mit neuen Technologien umgehen können. Unternehmen müssen daher verstärkt in die Schulung und Weiterbildung ihrer Mitarbeiter investieren.

Halten wir fest: Der Schlüssel, um eine Hochsaison in der Logistik zu meistern, liegt in einer Kombination aus Planung, technologischer Unterstützung und der Fähigkeit, auf unvorhergesehene Herausforderungen schnell und flexibel zu reagieren. Das ist heute so und wird auch in Zukunft so sein.