So gelingt eine digitale Spedition Schritt für Schritt

Die Digitalisierung Ihrer Spedition ist ein umfassender Prozess, der eine strukturierte Herangehensweise erfordert, wenn er erfolgreich beendet werden will.

Schritt 1: Planung und Vorbereitung

• Identifizieren Sie die Stakeholder und binden Sie sie ein: Dazu zählen alle relevanten Parteien, wie etwa die Geschäftsführung, die IT-Abteilung, der Logistikmanager sowie alle anderen Mitarbeiter, die direkt von der neuen Digitalisierung Ihrer Spedition betroffen sind. Doch wie kann das gehen? Führen Sie Workshops und Meetings durch, um die Erwartungen und Bedürfnisse aller Beteiligten zu klären und deren Unterstützung für den gesamten Prozess zu sichern.

• Budgetierung und Erstellung eines Zeitplanes: Ermitteln Sie die voraussichtlichen Kosten für notwendige Soft- und Hardware, Schulungen und Beratungsdienste. Erstellen Sie außerdem einen realistischen Zeitplan für die Implementierung der verschiedenen Phasen (Planung, Testung etc.)

• Definieren Sie ein Ziel für Ihre Spedition: Stellen Sie sich in diesem Zusammenhang vor allem eine Frage: Was möchten Sie mit der Einführung digitaler Lösungen erreichen? Denkbare Ziele sind etwa die Reduzierung von Kosten, die Beschleunigung von Prozessen, die Verbesserung der Kundenzufriedenheit oder die Erhöhung der Transparenz über alle Abläufe hinweg.

Diese Ziele sollten klar definiert und messbar sein, damit Sie den Erfolg Ihrer Digitalisierungsmaßnahmen später auch nachvollziehen können. Ein gut formuliertes Ziel könnte beispielsweise lauten: „Die Durchlaufzeit für Aufträge soll innerhalb der nächsten 12 Monate um 30 % reduziert werden.“

Schritt 2: Die Auswahl der richtigen Software und Technologien

Die Digitalisierung Ihrer Spedition erfordert ein grundlegendes Verständnis der Technologien, die für eine erfolgreiche Umsetzung entscheidend sind. Der Einsatz der richtigen Tools und Systeme kann Ihre Prozesse optimieren und Ihnen einen klaren Wettbewerbsvorteil verschaffen.

• Die Auswahlkriterien für die richtigen Technologien:

• • Funktionalität: Stellen Sie sicher, dass die Softwarelösungen alle Ihre spezifischen Anforderungen abdecken, wie z.B. Routenplanung, Lagerverwaltung oder Kundenkommunikation.
  • Kompatibilität: Die neuen Systeme sollten nahtlos in Ihre bestehenden IT-Systemen integrierbar sein.
  • Benutzerfreundlichkeit: Die Bedienoberflächen sollten intuitiv und einfach zu bedienen sein, um eine schnelle Akzeptanz durch die Mitarbeiter zu gewährleisten.

• Es gibt verschiedene Möglichkeiten technologischer Lösungen:

• • Standardsoftware: Diese ist meist günstiger und schneller einsetzbar, eignet sich aber nicht für alle spezifischen Anforderungen.
  • Maßgeschneiderte Lösung: Teurer und zeitaufwändiger, bietet jedoch umfangreichere Funktionen für die eigenen Zwecke.

• Drei Beispiele technologischer Lösungen für eine digitalisierte Spedition

1. 1. Transport Management Systeme (TMS): Ein TMS hilft bei der Planung, Durchführung und Überwachung von Transportaufträgen. Es integriert verschiedene Prozesse wie Auftragsmanagement, Routenplanung, Frachtkostenberechnung und Sendungsverfolgung. Seine größten Vorteile sind die Optimierung der Transportabläufe, die Erhöhung der Transparenz, die bessere Kosteneffizienz sowie die einfache Integration mit anderen Systemen.

1. 2. Enterprise Resource Planning Systeme (ERP): ERP-Systeme integrieren und automatisieren die wesentlichen Geschäftsprozesse innerhalb eines Unternehmens, darunter Finanzen, Lagerverwaltung, Personalwesen und Kundenbeziehungen. Vorteile sind insbesondere die zentralisierte Datenverwaltung, die verbesserte Prozesskoordination, die erhöhte Effizienz und die verbesserte Entscheidungsfindung durch umfassende Datenanalyse.

1. 3. Cloud-Lösungen: Cloud-Technologien bieten Speicher- und Rechenressourcen über das Internet, wodurch Sie Ihre IT-Infrastruktur flexibel und skalierbar gestalten können. Durch sie kann man Kosten bei der IT-Infrastruktur einsparen, erhält Zugriff auf Daten und Anwendungen von überall und genießt eine einfache Zusammenarbeit und Datenfreigabe von überall auf der Welt.

Durch das Verständnis und die gezielte Nutzung dieser und anderer Technologien können Sie Ihre Spedition effizient digitalisieren und die Vorteile moderner Lösungen voll ausschöpfen.

Schritt 3: Die Implementierung und die Integration der ausgewählten Technologien

• Die phasenweise Einführung: Starten Sie mit einer Pilotphase, in der die neuen Systeme in einem noch begrenzten Umfang getestet werden. So kann man Probleme rechtzeitig identifizieren. Nach und nach kann das System mit weiteren Funktionen implementiert werden, ohne den laufenden Betrieb zu stören.

• Die Schulung der Mitarbeiter: Entwickeln Sie einen umfassenden Schulungsplan, der alle relevanten Mitarbeiter umfasst und deren spezifische Bedürfnisse berücksichtigt. Nutzen Sie verschiedene Trainingsformate wie Workshops, Webinare und Handbücher, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter die neuen Systeme effektiv nutzen können.

Schritt 4: Optimierung und laufende Anpassungen

• Erfolgskontrollen: Nutzen Sie die eingangs festgelegten Zielformulierungen, um die neu eingeführten Prozesse nach dem vollständigen Implementieren zu bewerten. Erstellen Sie regelmäßige Berichte über die Fortschritte und erreichten Ziele, um den Erfolg zu dokumentieren.

• Feedback zur kontinuierlichen Verbesserung: Wir hatten bereits festgelegt: Niemand ist wichtiger für den Erfolg eines Unternehmens als die Mitarbeiter. Deswegen hören Sie Ihnen zu! Nur wer tagtäglich mit einem neuen Programm arbeitet, kann wirklich bewerten, wo Schwachstellen liegen und wie diese verbessert werden könnten.