Automatisiert Versandetiketten drucken

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Wie kann man eigentlich ein Versandetikett drucken? Und wie druckt man viele davon in möglichst kurzer Zeit?

Als Versender sind Etiketten so etwas wie das täglich Brot. Denn jede Sendung, die Ihr Warenlager in Richtung Kunde verlässt, muss mit einem Versandlabel versehen werden.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, welche Möglichkeiten es für den Druck gibt und welche Variante für Sie am sinnvollsten ist.

Was ist ein Versandetikett?

Ohne Versandlabel läuft im E-Commerce gar nichts.

Denn auf diesem Stück Papier befinden sich alle Informationen, die eine Zustellung zur Zieladresse möglich machen. Zum einen befinden sich auf dem Label Adressinformationen, wie:

Zum anderen werden aber auch Lieferinformationen angegeben, die eine reibungslose Abfertigung durch verschiedene Versandstationen ermöglichen. Dazu zählen:

Zuletzt enthält das Versandetikett eine weitere Komponente, die im Zuge der Digitalisierung kaum mehr wegzudenken ist. Nämlich den:

Dank des QR-Codes ist eine rasche Verarbeitung in sämtlichen Zwischenlagern sowie bei der Auslieferung durch den Paketzusteller möglich. Denn innerhalb weniger Augenblicke werden die Zustellungsinformationen in den Systemen geupdated, sodass Paketdienst, Versender und Empfänger immer genau Bescheid wissen, wo sich das Paket befindet.

Die Standardgröße eines Labels beträgt 10 x 15 cm. Für kleinere Pakete können Sie auch die Standardmaße 15 x 7 cm und 10 × 10 cm verwenden.

Funktionsweise von einem Versandetikett

Zunächst einmal ist jedes Versandlabel einzigartig und kann pro Lieferung bzw. pro Paket nur einmal versendet werden. Während die meisten Label-Informationen automatisch von Ihrem Versandpartner erstellt werden, müssen Sie lediglich die Adressdaten und die entsprechende Versandart angeben können.

Jeder Versanddienstleister muss die oben angegebenen Informationen auf dem Label angeben. Dennoch gibt es auch leichte Abweichungen, etwa hinsichtlich des Layouts oder verschiedener Zusatzangaben.

Auf dem DHL Etikett stehen zum Beispiel noch folgende Besonderheiten:

Das UPS Label enthält hingegen diese Zusatzinformationen:

Und das DPD Versandlabel geht sogar nochmals genauer auf die Beschaffenheit der Lieferung ein:

Voraussetzungen, um Versandlabels drucken zu können

Bevor wir zu den praktischen Tipps und zur Erstellung Ihrer Etiketten kommen, wollen wir erstmal die Grundlage setzen.

Sprich: Was brauchen Sie, um ein Versandetikett drucken zu können?

Einen Versanddienstleister

Ob Sie einen Geschäftspartnervertrag mit einem speziellen Versandpartner gemacht haben oder nicht, ist zunächst unerheblich. Sie müssen nur wissen, mit welchem Versand Sie versenden möchten. Jeder Versanddienst hat seine eigenen Anlaufstellen, um ein Etikett zu erstellen, wie zum Beispiel Paket-Annahmestellen oder eine Webseite mit Eingabemaske. Tipp am Rande: Als gewerblicher Versender empfehlen wir Ihnen definitiv einen Geschäftspartner-Vertrag mit einem Versanddienst. Dadurch sparen Sie nicht nur Kosten, sondern genießen auch viele weitere Vorteile wie z. B. integrierte Abholservices u. v. m.
Eine Bestellung

Das ist klar. Nur, wenn eine Bestellung reinkommt, haben Sie die notwendigen Adressdaten, um einen Versandauftrag zu erstellen.
Einen Etiketten-Drucker

Nun wird die erste Hardware notwendig. Sollten Sie pro Monat nur eine Handvoll Pakete verschicken, können Sie Ihre Versandlabels auch auf normalem Papier drucken und mit Klebeband befestigen. Als gewerblicher Versender ist ein Versandetiketten-Drucker mit selbstklebendem Papier und allem, was dazu gehört, jedoch eine clevere Investition. Wenn Sie noch vor der Frage stehen, ob und welchen Etikettendrucker Sie für Versandetiketten kaufen sollen, dann haben wir extra dafür einen Kaufleitfaden mit Vergleich für Sie erstellt.
Eine Auftragsmaske

Die Auftragsmaske ist das Formular, in welchem Sie alle Lieferinformationen eingeben, aus denen letztlich das Versandlabel erstellt wird. Wo Sie diese finden, wie Sie die Auftragserstellung automatisieren und welche verschiedenen Labeldruck-Varianten es gibt, erfahren Sie im nächsten Abschnitt.

4 Möglichkeiten, um Etiketten zu erstellen und zu drucken

Viele Wege führen zum Versandlabel. Und auf diese wollen wir jetzt eingehen.

In diesem Abschnitt erfahren Sie nicht nur, wo Sie Ihre Versandlabels kaufen und erstellen können, sondern auch welche Variante für Ihren individuellen Unternehmensstatus am sinnvollsten ist.

1. Versandlabel beim Postamt oder Paketshop kaufen

Der klassische Weg führt über den guten alten Schalter beim Postamt.

Aber ganz ehrlich? Diese Option sollten Sie gar nicht erst in Betracht ziehen.

Das ist zeitraubend und sogar teurer, weil Sie die höchsten Portokosten für den Einzelversand bezahlen.

2. Versandlabel online kaufen

Die erste „echte“ Option für Sie ist der Online-Kauf. Jeder Versanddienstleister hat auf seiner Webseite ein Online-Tool, um ein Versandlabel zu erstellen. Dort füllen Sie einfach die Auftragsmaske aus, bezahlen das Porto und können das Versandetikett direkt drucken.

Wenn Sie einen Geschäftspartnervertrag abgeschlossen haben, dann erfolgt der Labeldruck in der Regel über einen Login auf der entsprechenden Webseite. Wenn nicht, dann gehen Sie den Weg eines ganz normalen Kunden, zahlen dabei aber auch die ganz normalen Preise.

3. Über eine Versandlabel Software

Versandetiketten-Softwares sind Vorlage-Schablonen, in der Sie die Vorlage Ihres Versanddienstes einfügen.

Im Arbeitsalltag müssen Sie nur noch die Bestellinformationen eintragen, sodass die Vorlage ausgefüllt wird und schon können Sie den Druck veranlassen.

Ab 10 Paketen wöchentlich ist diese Variante definitiv das Mindeste, um den Labeldruck ohne großen Zeitverlust zu managen.

4. Eine Versandsoftware verwenden

Der Unterschied zwischen einer Versandlabel-Software und einer Versandsoftware, ist, dass die Versandsoftware den gesamten Prozess vom Bestelleingang und Versandausgang mit einschließt und automatisiert.

Dort werden Ihre Bestellungen und Ihre Versand-Preislisten importiert und Sie können die Aufträge direkt an Ihre Versandpartner weiterleiten. Der Labeldruck ist Teil dieser Softwarelösung.

Wie bringe ich ein Versandlabel richtig auf das Paket an?

Das Label wird grundsätzlich auf der größten Seite bzw. Fläche des Paketes angebracht. Achten Sie dabei darauf, dass Sie es möglichst nicht über die Kanten kleben, damit alle Informationen gescannt werden können. Insbesondere der QR-Code sollte immer glatt auf dem Paket kleben.

Um einen besonderen Schutz zu gewährleisten, können Sie das Etikett zusätzlich mit transparentem Klebeband überkleben. Dadurch verhindern Sie, dass Kratzer oder Verwischungen etwa durch Regenwasser entstehen. Für den nationalen Versand ist das nicht unbedingt notwendig, bei internationalen Sendungen ist das aber durchaus sinnvoll.

Unterm Strich steht eigentlich nur eine Faustregel: Achten Sie darauf, dass das Etikett immer gut sichtbar ist – für Mensch und Scanner.

Fazit: Automatisierung für den Versandetikett-Druck ist King!

Sobald Sie mehr als 10 Pakete pro Woche verschicken, gibt es kaum noch einen Grund, keine Versandsoftware zu nutzen, welche den gesamten Versandprozess und damit auch den Labeldruck automatisiert.

Mit der Connect Versandsoftware können Sie die ersten 50 Versandetiketten kostenlos drucken und sich risikofrei mit der gesamten Vorteilspalette vertraut machen.

Als Alternative stehen Ihnen noch unabhängige Labeldruck-Softwares mit Vorlagen oder die Eingabemaske Ihres Versanddienstes zur Verfügung. Mit wachsendem Volumen steigt jedoch der Nutzen einer automatisierenden Versandsoftware exponentiell an.